Als schoolbestuur zijn we verplicht om op een
transparante wijze te communiceren over de gegevens die wij opslaan en
gebruiken van leerlingen en eventueel hun ouders. Wij willen graag
toelichting geven bij deze verwerking van persoonsgegevens.
Wie zijn we?
Het schoolbestuur vzw Onderwijsgroep Zusters der
Christelijke Scholen Noord-Kempen(OZCS Noord-Kempen), Wilgendaalstraat 5
te 2900 Schoten (KBO 0865.400.841) isverantwoordelijk voor verwerkingen
van persoonsgegevens binnen onze school Sint-Cordula-instituut
Wilgendaalstraat 7 2900 Schoten.
Waarom verwerken we persoonsgegevens?
Als wij jouw gegevens verwerken, dan doen we dit
omdat het noodzakelijk is om onze taken en verplichtingen als school te
kunnen nakomen.
2.1 Voor onderwijsorganisatie en leerlingenadministratie
Als je ingeschreven bent in onze school willen we
natuurlijk weten wie je bent, in welke klas of richting je zit, hoe we
jou (en je ouders) kunnen contacteren. We houden ook toets- en
huiswerkresultaten bij zodat we op het einde van het schooljaar
beslissen of we jou een getuigschrift, attest of diploma kunnen
uitreiken. Andere voorbeelden van gegevens die we verwerken zijn de
momenten waarop je aan-, of afwezig bent op school, de reden waarom je
afwezig bent, of je al dan niet in de middagopvang blijft en welke
kosten daaraan verbonden zijn. De school kan je bijvoorbeeld ook een
schooleigen mailadres geven waarmee je kan communiceren met de
leerkrachten en leerlingen. Kortom gezegd: het zijn de persoonsgegevens
die we verwerken zodanig dat we onderwijs kunnen organiseren en dat we
jou leermiddelen ter beschikking kunnen stellen. Als school gebruiken
wij deze gegevens om een aantal wettelijke verplichtingen te kunnen
vervullen die terug te vinden zijn in decreet basisonderwijs of codex
secundair onderwijs maar ook om bijvoorbeeld fiscale attesten rond
kinderopvang uit te reiken. Wij hebben de mogelijkheid om je gegevens te
verzamelen en te verwerken omdat je ouders en jij een overeenkomst
getekend hebben met de school, waardoor jullie akkoord gegaan zijn met
het schoolreglement en ons pedagogisch project.
2.2 Voor leerlingenbegeleiding
Als school bieden we kwaliteitsvolle
leerlingenbegeleiding aan. We willen je ondersteunen en begeleiden in je
studiekeuze, onderwijsloopbaan, je psychische en sociale welzijn op
school. Dit is een van de opdrachten die wettelijk opgelegd worden aan
scholen.
Soms worden bepaalde gegevens genoteerd in het
zogenaamde leerlingendossier of het leerlingenvolgsysteem (LVS). Het
gaat daarbij om gegevens die noodzakelijk zijn om je goed te kunnen
begeleiden en die van invloed kunnen zijn op allerlei vlakken. Dit
kunnen bijvoorbeeld gegevens zijn hoe we jou kunnen helpen met lezen,
schrijven of rekenen als jij daar problemen mee hebt. Maar het kan ook
gaan over je houding in de klas, een ruzie die je maakte met andere
leerlingen of omdat je gepest wordt op school of omdat je thuis een
moeilijke periode doormaakt. Alleen op verzoek van de ouders (of
meerderjarige leerling) verwerken wij ook medische gegevens van de
leerling. Het gaat dan om gezondheidsgegevens die nodig zijn om vast te
stellen welke extra ondersteuning de leerling nodig heeft of om in
noodgevallen goed te kunnen handelen.
2.3 Andere
Indien de verwerking van persoonsgegevens gebeurt
om andere redenen, zal er vaak om uitdrukkelijke toestemming gevraagd
worden. Dit is bijvoorbeeld het geval als onze school beeldmateriaal wil
publiceren op haar website waar je herkenbaar op staat of omdat we een
adressenlijst willen verspreiden naar medeleerlingen van de klas toe.
Hoe verkrijgen we persoonsgegevens?
De persoonsgegevens worden verkregen bij je
aanmelding op school en later bij je definitieve inschrijving op onze
school. Een ander deel van de gegevens wordt verzameld tijdens de
periode dat je ingeschreven bent op school. Sommige gegevens kunnen we
vanuit je oude school verkrijgen, van het CLB of vanuit het
leersteuncentrum waarmee de school samenwerkt. Andere gegevens (zoals de
resultaten van de Vlaamse Toetsen), krijgen we dan weer terug vanuit
het Agentschap voor onderwijsdiensten (AgODI).
Delen we persoonsgegevens?
Ja, onderwijs maken we niet alleen. Bepaalde
persoonsgegevens die jij aan de school bezorgt, worden doorgegeven aan
een aantal andere partners met wie we samenwerken. Zo werkt de school
samen met CLB (Vrij CLB Voor- en Noorderkempen Kerkhofstraat 29 2110
Wijnegem) die de school extra gaat ondersteunen met de
leerlingbegeleiding. Heb je een GC-, IAC-, of OV4-verslag, dan werken we
samen met het leersteuncentrum (Leersteuncentrum Vokan) om jou en het
lerarenteam extra te ondersteunen. Verder worden je
identificatiegegevens, de aanwezigheden en je behaalde diploma, attest
of getuigschrift ook doorgegeven aan het Agentschap voor
onderwijsdiensten (AgODi). Zij controleren onder andere of je aan de
leerplichtwet voldoet en of je voldoende op school aanwezig bent.
Als je onze school verlaat, kunnen we bepaalde
gegevens doorgeven aan je nieuwe school. Wil je dit niet, dan kunnen je
ouders zich hiertegen verzetten. Fiscale gegevens (voor het opmaken van
fiche voor kinderopvang) worden aan de FODfinanciën doorgegeven. Je
persoonsgegevens worden binnen OZCS Noord-Kempen enkel gedeeld met de
medewerkers die deze informatie effectief nodig hebben in de uitoefening
van hun taken. Zij handelen steeds onder ons toezicht en onze
verantwoordelijkheid. Wij kunnen commerciële derde leveranciers
verzoeken om de school te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens
voor de eerder genoemde doeleinden. Denk hierbij aan toepassingen om
leerlingen in de les te ondersteunen, een leerlingadministratie-, of een
leerlingenvolgsysteem. Dit gebeurt altijd in opdracht en onder de
verantwoordelijkheid van OZCS Noord-Kempen. Met deze leveranciers
sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens
er verwerkt worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.
Wij proberen gebruik te maken van Europese
leveranciers, maar als we beroep moeten doen op niet-Europese derden
trachten we ervoor te zorgen dat je gegevens buiten Europa even veilig
zitten als hier in Europa. Zo sluiten we waar nodig Standaard
Contractuele Clausules af met deze partners en proberen we bijkomende
waarborgen te nemen.
Specifiek voor onze school maken we gebruik van volgende programma’s:
Schoolgebonden: Wisa, Smartschool, Office365, Count-e
Vakgebonden: Scoodle, Polpo, Diddit, Pelckmans Portaal, Verbuga, DigiTaal, Quizlet,
Adobe, Alinea, Foxit Reader, Canva, Odoo, Classroom.Cloud
Hoelang bewaren we persoonsgegevens?
Wij bewaren de gegevens maximaal 2 jaar nadat je de
school verlaten hebt. Maar voor sommige gegevens is er echter een
(langere) wettelijke bewaartermijn vastgesteld. Hoe lang we deze
gegevens moeten bewaren hangt af van het soort gegeven en kan je nalezen
in het document Bewaartermijn van leerlinggebonden documenten.
Welke rechten heb jij?
Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond
beschik je over een aantal mogelijkheden om controle te behouden over
jouw persoonsgegevens:
- Recht
op inzage: je hebt altijd het recht om je persoonsgegevens in te
kijken. Indien je daarom verzoekt, zullen wij je een kopie bezorgen;
- Recht
om je persoonsgegevens te verbeteren: je kan altijd foutieve,
onvolledige of verouderde persoonsgegevens laten verbeteren of
verwijderen;
- Recht om je toestemming in te trekken: je kan op elk ogenblik beslissen om je toestemming in te trekken;
- Recht op bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
- Recht op verwijdering van je gegevens mocht blijken dat we ze onrechtmatig verwerken;
- Recht om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
Contacteren?
Wil jij je rechten uitoefenen kan je binnen de
school het aanspreekpunt informatieveiligheid contacteren. Je kan dat
doen op volgend mailadres: privacy@onderwijsvorselaar.be. Daarnaast doen
we beroep op de Data Protection Officer (DPO) van Katholiek Onderwijs
Vlaanderen (DPO@katholiekonderwijs.vlaanderen). Vermeld wel steeds het
instellingsnummer van de school (31344 Sint-Cordula-instituut Schoten) -
als je contact opneemt met de DPO.
Uitgebreide versie van onze privacyverklaring
Lees of download hier de uitgebreide versie van onze privacyverklaring.